Sebagian besar orang yang bekerja di dunia bisnis, bahkan di sebagian besar organisasi, pasti sudah mengenal presentasi. Membuat presentasi adalah kegiatan yang nyaris terpisah dari tujuan utama sebuah organisasi. Kemampuan membuat presentasi yang baik adalah sebuah keterampilan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan bisnis manapun, tapi kalau anda benar-benar harus membuat presentasi, di bawah ini ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.
Pertama, pikirkan dengan hati-hati tentang harapan para pemirsa anda. Mengapa presentasi ini diperlukan, mengapa anda membuatnya, informasi apa ingin anda sampaikan? Rancanglah presentasi anda agar hanya berisi informasi yang paling baik disampaikan secara lisan. Sebagian besar informasi mendetail akan jauh lebih baik bila disampaikan lewat tulisan. Jadi, buatlah handout, dan berikan kepada pemirsa anda setelah presentasi selesai.
Kedua, pikirkan tentang peranan alat bantu visual. Kalau anda benar-benar yakin bahwa kata-kata anda akan makin jelas atau kuat bila dibantu dengan visual, maka buatlah visual tersebut. Tapi, ingat selalu bahwa kata-kata anda lebih penting dari visual tadi. Salah satu alat untuk menciptakan visual adalah Microsoft PowerPoint.
Penggunaan PowerPoint yang salah dapat menjadi penyebab rusaknya presentasi, jauh lebih banyak dibandingkan penyebab lain. Kita manusia sangat pandai memahami gambar dengan cepat, dan sebaliknya, kita tidak begitu cepat membaca tulisan. Makin banyak kata yang harus kita baca, makin lama waktu yang dibutuhkan, dan semakin besar pula gangguan terhadap pemahaman kita akan apa yang sedang diucapkan. Nah, sekarang pikirkan tentang aspek fisik pemirsa anda. Bayangkan orang yang ada di paling belakang. Seberapa besar ukuran huruf anda agar mudah terbaca dari belakang? Jangan sampai anda harus berkata “Maaf, barangkali ada beberapa orang yang tidak bisa membaca tulisan ini….”
Ketiga, latihlah apa yang ingin anda ucapkan. Hitung waktu yang anda butuhkan, dan pastikan bahwa waktu tersebut lebih rendah dari jatah yang anda miliki. Ketika anda menyajikan presentasi, anda akan bicara lebih lambat, dan butuh waktu lebih lama dibandingkan saat latihan.
Keempat, tulislah teks akhir anda, buatlah ringkasan dengan bullet-point, dan berlatihlah menyajikan presentasi memakai catatan tadi. Bila anda merasa visual bisa meningkatkan kesan atau pemahaman, berlatihlah menggunakan visual. Jangan pernah satu kalipun berbicara ketika anda sedang menatap visual. Selalu tatap pendengar anda ketika berbicara. Milikilah kepercayaan diri: jangan pernah menatap visual anda.
Kelima, ingat bahwa anda perlu memulai presentasi anda dengan ringkasan berisi apa yang akan anda bicarakan, dan akhiri dengan ringkasan tentang apa yang telah anda ucapkan. Kalau pemirsa anda mendengarnya hingga tiga kali, mereka mungkin akan ingat sebagian di antaranya!
Keenam, dan terakhir, kalau anda perlu membuat atau menyajikan presentasi dalam bahasa yang bukan bahasa asli anda, anda harus meminta penutur asli mendengarkan presentasi anda lebih dulu untuk memastikan bahwa bahasa, nada, dan pilihan kata yang anda pakai sudah tepat. Kalau anda harus memakai bahasa Inggris, dan anda cukup beruntung untuk tinggal di Jakarta, mengapa tidak meminta tim Aim membantu anda?