Penilaian ini sering dikenal dengan istilah “penilaian tahunan” atau “penilaian kinerja”. Istilah manapun yang dipakai, penilaian kinerja merupakan sebuah percakapan yang terstruktur antara atasan dan bawahan mengenai hasil kerja bawahan. Penilaian kinerja merupakan suatu percakapan penting karena dalam percakapan tersebut seorang karyawan dengan kinerja kurang baik akan diberikan kesempatan untuk memperbaiki kinerjanya dan memberikan penegasan kepada karyawan yang berprestasi tinggi bahwa kerja keras mereka diakui dan dihargai. Dan yang paling penting, dalam penilaian kinerja, karyawan akan mengetahui persis di mana kedudukan mereka dilihat dari sudut pandang organisasi.
Penilaian tahunan mempunyai aturan baku selama bertahun-tahun. Meskipun demikian, sangat mengherankan bahwa penilaian tahunan tersebut jarang dilaksanakan dengan baik, bahkan ada kalanya penilaian tahunan sama sekali tidak dilaksanakan.
Salah satu kendala dalam melaksanakan penilaian tahunan adalah bahwa kegiatan ini memerlukan kehadiran kedua belah pihak di sela-sela kesibukan dan tekanan kerja yang mereka hadapi untuk meluangkan waktu dan berpikir mengenai kinerja karyawan. Kemudian mereka juga harus meluangkan waktu untuk wawancara, pelaksanaan, mencatat beberapa hal untuk disampaikan, dan memeriksa dokumen-dokumen yang ada untuk memastikan bahwa kedua belah pihak mengetahui hal yang sama. Entah mengapa penilaian kinerja tahunan seringkali ditunda, dilupakan, atau bahkan dilakukan dengan terburu-buru dan tanpa persiapan. Dan semakin banyak jumlah bawahan yang dimiliki oleh seorang manajer, maka semakin besar kemungkinan bahwa seluruh proses penilaian yang dilakukan akan menjadi sebuah kesempatan yang terbuang sia-sia.
Kendala lainnya adalah bahwa para atasan biasanya tidak dilatih sama sekali untuk melaksanakan penilaian tahunan. Akan lebih mudah bagi seorang manajer untuk memendam kritik terhadap bawahannya karena khawatir akan kemungkinan timbulnya konflik. Atau bahkan sebaliknya, atasan bersikap terlalu kritis dan konfrontatif karena khawatir akan dipandang lemah oleh bawahannya. Yang sulit justru mencari jalan tengah dalam memberikan kritik yang membangun, yang dapat menunjukkan kepada karyawan mengenai hal-hal yang kurang baik sehingga mereka punya kesempatan untuk memperbaikinya.
Jadi bagaimana kita bisa melakukan penilaian kinerja dengan lebih baik? Jika Anda seorang manajer, artikel singkat ini tidak akan menyelesaikan semua masalah Anda, tapi mungkin tips berikut ini akan memberikan kepada Anda sesuatu untuk dipikirkan.
Tip 1 Pikirkanlah secara matang sebelum Anda melakukan penilaian. Jangan hanya meluangkan 30 menit dari waktu Anda sebelum bertemu dengan karyawan Anda! Buatlah beberapa catatan, tetapi jangan menulis laporan penilaian kinerja sebelum Anda selesai bertemu dengan karyawan Anda karena kegiatan ini dimaksudkan untuk melibatkan kedua belah pihak.
Tip 2 Jika Anda bermaksud kritis, pastikan Anda terinci. Jangan membuat pernyataan yang terlalu umum tanpa dibarengi dengan beberapa contoh nyata mengenai hal yang ingin Anda kritik. Sampaikan kritik Anda dengan cara yang netral, tanpa emosi, dan jangan sampai Anda terjebak dalam emosi yang ditunjukkan oleh karyawan Anda. Berikan saran kepada karyawan Anda untuk memperbaiki diri dan kinerja mereka sesuai dengan harapan Anda.
Tip 3 Ikuti perkembangan dari penilaian kinerja yang telah dilaksanakan. Pastikan bahwa Anda mengambil tindakan yang sesuai dengan hal-hal yang telah Anda tetapkan. Pastikan pula bahwa Anda memonitor perkembangan karyawan Anda, apakah karyawan tersebut memperbaiki kinerjanya sesuai dengan saran yang Anda berikan. Bila Anda melihat perubahan positif, maka berikanlah pujian dan penghargaan.
Tip 4 Penilaian kinerja memang dilakukan hanya satu kali dalam satu tahun. Meskipun demikian, komentar-komentar yang disampaikan oleh manajer semestinya bukanlah hal baru dan mengejutkan bagi karyawan. Dalam suatu praktek manajemen yang baik, setiap pemimpin harus dapat memastikan bahwa para bawahannya menyadari akan adanya pengawasan dan evaluasi manajer secara terus menerus terhadap kinerja mereka. Sehingga dalam hal ini, penilaian kinerja tahunan hanyalah merupakan penegasan dari hal-hal yang sudah diketahui oleh karyawan.
Terakhir, jika manajer Anda dan Anda memiliki bahasa ibu yang berbeda, dan penilaian kinerja Anda akan dilakukan dalam bahasa yang Anda kurang mengerti, maka berhati-hatilah! Terutama jika bahasa yang akan digunakan adalah bahasa Inggris, karena bahasa Inggris adalah bahasa yang mempunyai banyak nuansa makna. Penilaian terhadap kinerja Anda adalah sebuah percakapan penting, dan Anda harus bisa menggunakan kata-kata yang tepat.
Untungnya, jika Anda tinggal di Jakarta, AIM mempunyai guru-guru penutur asli bahasa Inggris yang profesional, yang dengan senang hati akan membantu Anda mempersiapkan diri menghadapi penilaian kinerja tahunan Anda dan memastikan bahwa Anda benar-benar memahami kosakata yang akan Anda gunakan dalam percakapan bahasa Inggris.